Думаешь, что автоматизировать рутинные задачи в Google Документах или Таблицах могут только программисты? Это большое заблуждение. Google Apps Script — это ваш личный инструмент, который ломает этот стереотип. Он похож на макрорекордер, но с безграничными возможностями, и освоить основы может практически каждый.
Представьте, что ваша ежемесячная отчетность составляется автоматически, а письма с персонализированными данными отправляются одним нажатием кнопки. Вы можете создавать целые рабочие процессы, позволяя вашим таблицам «разговаривать» с документами и почтой с помощью Apps Script. Для тех, кто устал от бесконечного копирования и вставки, это как волшебная палочка.
Тем не менее, его преимущества не ограничиваются обычной автоматизацией. С его помощью можно создать интерактивную форму для сбора данных прямо на сайте, создать красивый журнал из данных в таблице или даже создать простой чат-бот для Telegram. По сути, это связующее звено между сервисами Google и миром вне Google, которое позволяет реализовать сотни творческих и оптимизированных рабочих идей.
С какими сервисами работает Google Apps Script?
На данный момент язык имеет классы и методы, которые могут работать с следующими сервисами, для каждого из которых в скобках приведены возможные примеры использования:
- Таблицы (обработка и экспорт данных в таблицах, создание пользовательских функций);
- Документы (создание документов, заполнение их информацией, изменение внешнего вида);
- Формы (генерация форм на основе электронных таблиц);
- Сайты (резервное копирование сайтов, создание новых страниц, сбор информации о комментариях и их редактирование);
- Диск (получение списка файлов на диске и информации о них, создание новых файлов, переименование файлов и распределение по папкам, загрузка на диск новых файлов из интернета);
- Gmail (автоответы, наведение порядка в почтовом ящике, групповые рассылки);
- Календарь (просмотр ближайших событий, создание новых напоминаний, отправка приглашений);
- Контакты (отбор контактов по определенному фильтру, извлечение из них телефонов, email-адресов и прочей информации);
- Карты (создание карт, добавление на них элементов, определение адрес по координатам и наоборот);
- Группы (получение списка групп в которых состоит человек с определенным email-адресом, получение списка пользователей конкретной группы);
- Переводчик (перевод текста с одного языка на другой).
Автоматизированный скрипт может работать сразу с несколькими сервисами. К примеру, он может делать групповую рассылку по списку из таблицы, когда наступает нужное событие в календаре, или генерировать и переводить отчеты на основе данных из форм. Есть множество вариантов использования этого скрипта.
Это совсем не сложно
В комментариях иногда пишут: «Я не хочу пользоваться Google Apps Script, так как не хочу заморачиваться с программированием». Но чтобы создавать автоматизации с помощью этого инструмента, практически не требуется умственного напряжения.
Существует большое количество готовых примеров кода, таких как условные операторы, циклы, массивы, функции, методы, объекты и свойства объектов. Вы также должны понимать понятия на абстрактном уровне и уметь пользоваться переводчиком, чтобы читать документацию.
Попробуйте, и у вас все получится! Открываете любое из вышеперечисленных приложений, переходите в меню «Инструменты» и выбирайте «Редактор скриптов». Это очень быстрый процесс, который позволяет создавать успешно работающие автоматизации.
Google Apps Script — это простой способ автоматизировать рутину в сервисах Google, вроде Таблиц, Документов и Почты. С его помощью можно, например, настроить рассылку писем по расписанию, собрать журнал учёта на базе таблицы или автоматически заполнять шаблоны. Программировать особо не нужно — достаточно знать пару простых команд, а большую часть можно найти в готовых примерах. Это экономит время, особенно если каждую неделю приходится повторять одни и те же действия вручную.
И полезно владельцам iPhone
«Офтоп, опять офтоп» — думает кто-то из читателей. Но тема Google Apps Script очень актуальна для пользователей iOS-устройств. Во-первых, у Google есть множество полезных приложений для iPhone/iPad, которые основаны на сервисах, поддерживающих GAS:
- Gmail
- Google Переводчик;
- Google Диск;
- Google Карты
- Google Документы
- Google Таблицы
- Google Календарь
Во-вторых, после выполнения определенных действий на iPhone, таких как создание фотографии или контакта, изменение местоположения и включение страницы в список для чтения, можно настроить запуск автоматизации для сервисов Google. IFTTT помогает сделать это возможно.
IFTTT
C помощью mush-up сервиса IFTTT (IF This Than That) можно настраивать выполнение какого-либо действия (отправка письма, размещения поста в Facebook, создание записи в таблице Google) или в случае проишествия какого-либо события (изменения погоды, достижения какой-либо цели в Fitbit, добавление новости в Pocket). Перед Новым годом на о нем вышла статья 40 рецептов IFTTT для гаджетов.
Фитнес-браслет, «умная» копилка, термостат Nest, лампочка Lifx, кондиционер, iPhone, Android и многое другое можно связать с помощью IFTTT, который записывает определенные действия на диск. наряду с облачным хранилищем, платформами для ведения блогов, социальными сетями и другими услугами.
Это дает людям с фантазией много возможностей для творчества и улучшения своей жизни.
Триггеры и расписание
Если вы не читали предыдущие статьи про Google Apps Script, то у вас может возникнуть вопрос: каким образом новый файл на диске/строка в электронной таблице, которую добавляет IFTTT, может послужить толчком к выполнению автоматизации?
В редакторе скриптов можно отслеживать выполнение программ, выбрав меню «Ресуры» — «Триггеры текущего проекта»:
- В конкретный день и час;
- Каждую неделю/день/месяц;
- Каждые n минут/часов/дней.
Или при выполнении следующих условий:
- Открытие документа;
- Изменение документа (которое может производится с помощью IFTTT);
- Установка дополнения;
- Отправка запроса от веб-приложения (об этом ниже).
Меню
Скрипты можно запускать не только непосредственно из редактора, но и создавать для их запуска меню, который будут появляться при открытии документа в дополнение к основному интерфейсу. Вот небольшой пример кода, который показывает как это сделать:
[jscript]
// Устанавливаем триггер "при открытии документа"
function onOpen() {
// Создаем меню
var ui = SpreadsheetApp.getUi();
ui.createMenu(‘Пример меню’)
// Добавляем в него пункт
.addItem(‘Пункт меню’, ‘menuItem1’)
.addSeparator()
// Создаем подменю и добавляем в него пункт
.addSubMenu(ui.createMenu(‘Подменю’)
.addItem(‘Пункт подменю’, ‘menuItem2’))
.addToUi();
}
// Описываем функцию, которая будет запускаться при клике на пункт основного меню
function menuItem1() {
SpreadsheetApp.getUi()
.alert(‘Вы нажали на пункт меню’);
}
// Описываем функцию, которая будет запускать при клике на пункт подменю
function menuItem2() {
SpreadsheetApp.getUi()
.alert(‘Вы нажали на пункт подменю’);
}
[/jscript]
Веб-приложения
Еще с помощью Google Apps Script можно создавать полноценные веб-приложения с графическим интерфейсов на HTML/встраивать Google Apps Script на свои сайты. Простейшие пример: сделать на сайте форму загрузки файлов с компьютера на Google Drive или дашборд для мониторинга числа ответов на форму.
Парсинг сайтов и REST API
В дополнение к этому GAS может выполнять HTTP-запросы и обрабатывать их результаты. С помощью класса UrlFetchApp можно получить данные с веб-страниц и парсить ответы XML/JSON сервисов REST API.
К примеру, у нас есть приложение, которое извлекает из таблицы список ссылок на AppStore и выдает блоки кода с информацией о приложениях и ссылками на иконки. Эти блоки кода сохраняются на Google Диск под определенными именами и затем загружаются в админку WordPress.
Для чего я сама использую Google Apps Script
В то время, когда я работала в компании, у нас была старая система для сведения бумажных номеров, которая работала на Delphi и была тормознута. Я использовал Google Документ, чтобы сделать это более удобным. На GAS написаны почти два десятка функций для нумерации страниц, подсчета незаполненных полос, окраски строк в зависимости от этапа, на котором находится материал и создания отчета о количестве материалов на каждом этапе. Это, пожалуй, самый большой пример личного использования GAS.
Если мне нужно спарсить несколько веб-страниц (не 2000, а 10-100), то я создаю Google Таблицу и открываю редактор скриптов. Это гораздо более быстрый и комфортный способ (для небольших объемов), чем использование curl (прежде всего из-за наглядности). Очень удобно, когда результаты парсинга можно сразу посмотреть в таблице и обернуть их в html-код. Чуть выше я приводила пример, как это может пригодиться автором статей про iOS-приложения.
Еще я часто использую GAS для создания групповых рассылок. Написать пару строк кода занимает менее минуты, чем отправить тридцать-сорок писем, не говоря уже о больших объемах, настроить автоответ и отложить отправку писем, если необходимо.
Кроме того, множество мелких одноразовых задач, в основном связанных с работой с таблицами и выгрузкой данных из почты/диска, были успешно решены с помощью GAS. Этот инструмент похож на швейцарский нож, который никогда не нужно носить с собой.
Но гораздо больше пользы с помощью Goole Apps Script я принесла не самой себе, а заказчикам скриптов (владельцам очень малого бизнеса), которым они были нужны, чаще всего, для обработки данных в таблицах или автоматизации продаж/оповещений клиентов.
Как видите, Google Apps Script — это мощный инструмент, который живёт прямо внутри знакомых сервисов Google. Он не требует установки сложных программ и глубоких знаний в программировании. Если вы уже работаете с таблицами или документами, то Script станет вашим логичным следующим шагом.
Его основная сила заключается в автоматизации рутины. Вы поручаете это скрипту выполнять все за вас, пока вы занимаетесь более важными делами, вместо того чтобы тратить часы на форматирование отчета или вручную собирать данные для рассылки.
Началь с небольшого: попробуйте автоматически отвечать на письма или создавать простые уведомления в чате. Со временем вы откроете для себя больше возможностей с этим инструментом, который превращает обычные офисные приложения в гибкую систему, которую можно настроить под ваши нужды.
Apps Script — это эффективность и отсутствие повторяющихся задач в конечном счете. Он позволяет вашим инструментам управлять собой, а не наоборот. Вы удивитесь, сколько времени и сил вы сэкономите, если попробуете это.
