Для многих из нас почтовый ящик Gmail стал чем-то вроде цифрового чердака. Туда стекаются все письма, в том числе важные и незначительные, рекламные и рабочие договоренности, личные сообщения и сообщения из социальных сетей. В какой-то момент вы понимаете, что найти нужное письмо становится почти невозможно, а папка «Входящие» давно превратилась в беспорядочную свалку, которая только ухудшает ситуацию.
Знакомая ситуация? Вы не одиноки; хорошая новость в том, что этот хаос можно обуздать, не тратя все выходные на это. Существует несколько простых, но очень эффективных методов, которые помогут вам навести порядок за пару часов и превратить ваш почтовый ящик из источника проблем в удобный и надежный инструмент.
Давайте поговорим о пяти действенных методах, которые помогут вам стать настоящим мастером Gmail. Мы не будем углубляться в сложные настройки, а сосредоточимся на реальных действиях, которые обеспечивают быстрый и долгосрочный результат. Готовы контролировать свою электронную почту?
В Gmail легко потеряться из-за обилия ежедневных писем и накопления старых сообщений, которые мешают найти что-то важное. Однако навести порядок не так сложно, как кажется, всего пять шагов. Создайте фильтры, чтобы письма сортировались сами, чаще используйте архив вместо «удалить», отписывайтесь от ненужных рассылок, отмечайте главное звездочкой и регулярно очищайте. За несколько часов ваш неорганизованный ящик превратится в удобную систему, и вы больше не будете бояться смотреть в почту.
1. Используйте ярлыки в Gmail
В Gmail можно использовать ярлыки, чтобы систематизировать письма. Они похожи на папки, но с ярлыками можно присвоить несколько ярлыков одновременно. В процессе планирования дня и проверки почтового ящика каждое утро вы можете использовать несколько основных ярлыков, таких как «Сегодня», «Готово», «Ожидает», «Сделать», «Ответить» и присвоить их письмам, которые требуют какого-либо действия. Кроме того, вы можете использовать «второстепенные» ярлыки, чтобы группировать письма в определенные категории, например, «Отправитель», «Проект/Тема», «Команда» и так далее.
Ярлыки полезны для организации сообщений в Gmail, но иногда их трудно прочесть, особенно когда перед глазами бесцветная стена писем. В этом случае маркировка цветными ярлыками поможет организовать письма, потому что вы сразу увидите срочные письма.
Как создавать ярлыки в Gmail
Для создания ярлыков в Gmail есть несколько способов. Например, найдите пункт «Еще» в боковом меню.
Далее выберите кнопку «Создать ярлык».
Чтобы создать новый ярлык, укажите его название и местоположение. Затем нажмите «Создать».
Созданный ярлык появится в боковом меню, где его можно раскрасить.
Как присваивать ярлыки письмам
В верхнем меню выберите иконку ярлыка, выберите нужный ярлык и нажмите кнопку «Применить».
Примерно такая картина получится:
2. Используйте фильтры в Gmail
Чтобы автоматически сортировать письма в папке «Вxодящие» по определенным критериям, вы можете создать фильтры или правила, перейдя в меню «Настройки» и выбрав «Фильтры и заблокированные адреса». Введите необходимые параметры, такие как отправитель, получатель, тема, ключевые слова, исключенные ключевые слова, наличие вложения и размер письма в мегабайтах, килобайтах или байтах.
Далее в поле «От» укажите адрес электронной почты и нажмите «Создать фильтр в соответствии с этим запросом». У вас есть возможность выбрать различные действия с письмом, такие как архивирование, пометка звездочкой, присвоить ярлык или удаление.
Установите флажок у пункта «Применить фильтр к соответствующим цепочкам писем», а затем нажмите «Создать фильтр», если вы хотите применить фильтр к уже существующим письмам в почтовом ящике.
В дополнение к этому фильтры Gmail позволяют сортировать рабочие письма. Вы можете установить правила для писем с одного домена; блокировать письма с какого-либо домена; установить, чтобы письма требовали ваших действий перед удалением; и автоматически удалять нежелательные письма.
3. Автоматизируйте не только ярлыки
Вы можете использовать ярлыки и правила вместе с IFTTT для автоматизации сообщений в почтовом ящике. В зависимости от добавленных ярлыков этот сервис позволяет создавать конкретные триггеры. Сервис позволяет хранить рецепты в Google Table, сохранять сообщения в OneNote или Evernote, присваивать ярлыки для задач в Trello или ToDoist, сохранять вложения из писем в Google Drive и многое другое.
Еще одна полезная функция Gmail — шаблоны ответов, которые позволяют вам избегать отправки одного и того же письма или ответа нескольким пользователям. Эта функция позволяет сохранять письмо как шаблон ответа и отправлять его снова и снова, не вставая его в новое окно. Его необходимо включить, чтобы использовать функцию. Чтобы это сделать, найдите «Шаблоны ответов» в самом низу меню «Настройки» и поставьте галочку напротив «Включить». Затем нажмите «Сохранить изменения».
Чтобы создать шаблон ответа, создайте новое сообщение, нажмите значок стрелки рядом с корзиной. Затем откройте меню «Шаблон ответа» и выберите «Новый шаблон ответа». Процесс описан в следующем видео.
4. Избавьтесь от ненужных рассылок
Хотя вы можете автоматизировать процесс сортировки входящих писем, вам все равно придется разобраться с уже существующим хаосом. Выделите 15-20 минут в день, чтобы удалить ненужные рассылки и присвоить им ярлыки, если ваша папка «Входящие» в почтовом ящике переполнена сообщениями.
Вы можете сделать это вручную с помощью поисковой системы Gmail или автоматически, используя сервисы, такие как Unroll.Me. Можно также использовать отдельный электронный адрес для рассылок, чтобы сообщения не засоряли ваш основной почтовый ящик.
Как вы видите, создание чистого и эффективного почтового ящика требует набора навыков, а не простой генеральной уборки. Начать можно с малого, создав несколько ящиков для входящих, установив фильтры и удалив излишки. Главное, чтобы делать это постепенно.
Не стремитесь разобрать тысячи писем за один день. Выделите 15 минут в день и действуйте по плану. Сначала наведите порядок в новых письмах, применяя наши советы, а потом постепенно изучите старый архив.
Ваша почта должна работать на вас, а не наоборот. Вы почувствуете настоящую разницу, когда постоянный информационный шум и чувство нехватки исчезнут. Gmail станет полезным помощником, а не проблемой, если вы уделите ему немного внимания.
