Многие сотрудники сталкиваются с такой ситуацией регулярно: когда нужно срочно ехать на встречу или на объект, а машина в сервисе или просто нет служебного транспорта, приходится брать такси за свои деньги, а потом мучительно ждать компенсации или вовсе забывать о ней.
Я нашел простой способ помочь своей компании: подключив Яндекс Go для бизнеса, мы можем оформлять все поездки по рабочим нуждам через корпоративный аккаунт. Теперь сотрудники не платят ни копейки со своей карты, а бухгалтерия получает простой и понятный счет.
Это не только удобно, но и выгодно: система сама контролирует поездки, а мы экономим на корпоративных тарифах. Ниже я расскажу, как легко настроить этот процесс у себя, чтобы сэкономить время, нервы и бюджет компании на транспорт.
Я подключил Яндекс Go для бизнеса, чтобы мои сотрудники могли вызывать такси для компании без дополнительных расходов и бумажной волокиты. Теперь все поездки оплачиваются автоматически, начисляются бонусы, а руководство имеет полный контроль через личный кабинет. Это выгодно, удобно и прозрачно: можно задать лимиты, видеть маршруты и экономить на каждой поездке. Это просто разобраться за пару кликов.
В чём суть сервиса и за счёт чего экономия
Одной из возможностей Яндекс Go для бизнеса является такси для бизнеса, которое позволяет индивидуальным предпринимателям и малым предприятиям организовать служебные поездки с единым кабинетом.
Документы будут подготовлены автоматически, оплата будет списываться с корпоративного счета, а сотрудники смогут заказать такси в приложении Яндекс Go.
Яндекс.Го предоставляет прозрачный учет и контроль транспортных расходов для бизнеса, включая тарифные ограничения, суммы, время и адреса; роли и права доступа; обширную аналитику и выгрузку данных.
Надежные правила, отсутствие личных поездок, быстрое получение закрывающих доков и возможность заявлять вычет НДЦ снижают расходы.
Руководители видят различия в подразделениях и сразу их исправляют, когда «лишние» поездки исчезают, пики расходов падают в конце месяца и вся система поездок компании становится дешевле. Это особенно верно для команд продаж, сервисных инженеров и проектов с разъездными задачами.
Платформа бесплатна и работает в более чем 700 городах России, что означает, что она покрывает обычные деловые маршруты.
Конкретная польза для компании
Личный кабинет Яндекс Go для бизнеса отлично адаптирован к мобильным устройствам и доступен из любого браузера.
После регистрации у вас появляется личный кабинет для бизнеса в Яндекс Go. Вы пополняете корпоративный счет, даете сотрудникам доступ и устанавливаете ограничения. В приложении Яндекс Go сотрудники могут заказывать такси, выбрав корпоративный способ оплаты.
Все это имеет много преимуществ:
Экономьте деньги: акт и счёт-фактура, которые ежемесячно формируются, можно скачать прямо из кабинета или получить на корпоративную почту.
Компания может вернуть до 20% НДС по этим услугам, если она находится в общей системе налогообложения. Это живые деньги, которые не «застревают» в чеках.
Контроль и открытость В кабинете находятся подробности каждой поездки, включая информацию о том, кто ехал, откуда и куда, когда и сколько стоило. Отчеты выгружаются в Microsoft Excel в любое время.
Это удобно для внутреннего аудита, бюджетирования и учета.
Возможность установить ограничения на расходы. Для сотрудников можно установить ограничения по сумме, тарифам, адресам и даже дням недели, чтобы рабочие поездки не превратились в личные, а расходы были предсказуемы.
Режим Час+ позволит переложить оперативную логистику персонала с плеч сотрудников на Яндекс Go для бизнеса.
Операционные сценарии включают режим «Час+» для встреч с несколькими адресами и режим «массовый развоз» для смен. Благодаря этому сервис сам оптимизирует рассадку и маршрутизацию, что экономит работу логистов и офис-менеджеров.
💰 Сравните цены на такси, чтобы оценить пользу сервиса. Вот что было показано: сотрудники совершили пятьдесят поездок на такси по городу, каждая из которых стоила в среднем 600 рублей. Расходы и выгода: валом было около тридцати тысяч рублей, из которых примерно пять тысяч рублей составит НДС, который вы можете вернуть при общей системе налогообложения. Оптимизация: настройте правило, чтобы разрешать вечерние поездки только по тарифу
Подключение. Пошаговая инструкция
1. Регистрируемся в личном кабинете, заполнив короткую форму на веб-сайте вашей компании. Доступ к личному кабинету происходит моментально и не требует бумажных документов.
Кроме того, после того, как я дождался звонка, я просто набрал номер, указанный мне, и вам позвонит ваш персональный менеджер в сервисе, чтобы помочь вам решить любые проблемы, возникающие при регистрации.
2. Заполняем реквизиты и настраиваем оплату. Чтобы использовать сервис, необходимо пополнить баланс от 1000 рублей. Вы можете пополнить с помощью корпоративной карты или расчётного счёта, а иногда возможно постоплата по итогам месяца.
3. Включаем сервис Такси. Активируем нужные сервисы платформы в разделе Профиль компании. Такси будет темой этой статьи, а о других сервисах поговорим позже.
3. Добавляем сотрудников и роли, просто связавшись по телефону (очень удобно), установив уровни доступа и ответственность.
4. Установите правила, устанавливая ограничения для всех сотрудников или отдельных сотрудников:
По расходам, тарифам, услугам, времени и дням недели
Будет основным инструментом для дисциплины и экономии.
5. Объясняем сотрудникам, как оплатить. В своем личном приложении Яндекс Go для смартфонов компания добавила способ оплаты за услуги. Всего лишь нужно выбрать тип заказа, и оплата за поездку будет списана со счета в кабинете компании в Яндекс.Го для бизнеса.
Если менеджеру нужно заказать машину для другого сотрудника, можно также использовать веб-кабинет для заказа.
6. Вводим отчетность. В начале месяца акт и счёт-фактура автоматически отправляются. Подробная история расходов и выгрузка Microsoft Excel всегда доступны.
Просто добавьте это в бухгалтерию, и цикл завершился.
Совет: в первый месяц раз в неделю загружайте отчёт в Excel и анализируйте аномалии, такие как длинные простои, слишком частые короткие поездки до офиса и попытки взять тариф выше разрешённого. Правила для таких вещей быстро создаются и действуют сразу.
Для бизнеса подключение Яндекс Go — это простой способ организовать поездки своих сотрудников. Больше не нужно собирать чеки, вычитывать отчеты и возвращать деньги за такси из своего кармана; каждая поездка становится прозрачной и управляемой, а финансы компании защищены от нецелевых расходов.
Эта система не только обеспечивает удобный расчет; кроме того, поскольку все поездки отображаются в одном месте, вы можете легко найти неоптимальные маршруты, контролировать лимиты и выбрать подходящий тариф, в конечном итоге бюджет на транспорт используется разумно, а сотрудники получают удобный и быстрый способ решать свои рабочие задачи.
Внедрение такого сервиса — это шаг к современному и гибкому управлению. Он освобождает время бухгалтерии и сотрудников от рутины, делает процессы проще и заботится о команде. Попробуйте это, и вы быстро увидите, насколько это упрощает ежедневную логистику и бережет ресурсы компании.
