Отправить письмо кажется простой задачей. Однако многие люди испытывают сомнения, когда дело доходит до заполнения конверта. Как правильно расположить данные? Куда писать? На самом деле, есть несколько простых правил, которые помогут вам оставаться в курсе и уверенно отправлять письма.
Независимо от того, отправляете ли вы личное письмо или деловое предложение, главное, чтобы письмо нашло своего адресата быстро. Для этого вся информация на конверте должна быть четкой, понятной и расположенной в определенном порядке.
Давайте поговорим о том, как правильно оформить конверт, чтобы почтальон и сортировочная машина могли легко понять, куда его доставить. Это не займет много времени, но сэкономит вам нервы и обеспечит доставку.
Способ 1: Microsoft Word
Microsoft Word — самый простой способ решения задачи.
Слушай Microsoft Word.
- Первым делом понадобится ввести адрес отправителя – делается это в настройках программы. Для доступа к ним воспользуйтесь пунктом «Файл».
Далее выберите «Параметры». Когда вы находитесь в окне, вам нужно нажать на ссылку «Другие», чтобы выбрать нужный пункт.
Здесь перейдите во вкладку «Дополнительно» и найдите блок «Общие». Найдите поле «Почтовый адрес», чтобы ввести информацию по шаблону, как показано ниже. Кликните «ОК», чтобы применить изменения.
- По возвращении в окно редактирования документа воспользуйтесь пунктами «Рассылки» – «Создать» – «Конверты».
- Проверьте, как выглядит образец. Если он не отвечает вашему конверту, щёлкните по кнопке «Параметры».
Выберите вкладку «Параметры конверта» и воспользуйтесь выпадающим меню «Размер конверта», чтобы указать точное значение вашего конверта.
Если нет вариантов с необходимыми параметрами, выберите тип «Нестандартный размер» и задайте вручную ширину, высоту и местоположение каждого элемента.
Кроме того, найдите раздел «Параметры печати». Это позволит вам настроить как способ подачи конверта, так и источник бумаги.
Нажмите «ОК» для завершения настройки.
- Далее введите адрес получателя – шаблон такой же, как и у аналогичных значений отправителя.
- Проверьте всю введённую информацию, после чего установите конверт в ваш принтер согласно параметрам, заданным на предыдущем шаге. Быстро изучить их можно в блоках «Подача» и «Перед печатью поместите конверты…».
Далее убедитесь, что принтер подключен и включен к компьютеру, а затем нажмите кнопку «Печать».
Ваш конверт должен выйти примерно через минуту из выходного лотка принтера. Если у вас есть проблемы, например, печать не начинается, обратитесь к соответствующему разделу настоящей статьи.
Базовые правила позволяют правильно написать адрес получателя на конверте: по центру или справа внизу, разборчиво и на русском языке. Даже если письмо отправляется за границу, важно не ошибиться в индексе и фамилии, иначе письмо может не дойти или задеть. Сначала указывают фамилию, имя, отчество, затем полный почтовый адрес: индекс, город, улица, дом, квартира. Отправитель также пишет свой адрес в левый верх
Способ 2: Softmaker Office
Что касается различных офисных пакетов, то в большинстве из них действия, необходимые для выполнения нашей задачи, почти не отличаются друг от друга. Чтобы проиллюстрировать это, воспользуемся текстовым редактором Textmaker, который является частью пакета Softmaker Office.
Вы можете получить пробную версию Softmaker Office на официальном сайте.
- Как и в случае с Вордом, перед началом операций нужно ввести адрес отправителя: выберите на панели инструментов «Сервис» – «Далее».
Пожалуйста, перейдите на кладку «Общие» и выберите «Информация о пользователе».
Дальнейшие шаги очень просты. Введите необходимые данные в соответствующие поля: имя, основные и дополнительные адреса, почтовый индекс, город и страну. Несколько деталей:
- область (край, штат) вводится в поле «Город», после собственно названия города;
- номер дома указывается в поле «Адрес…», после названия улицы.
- Далее воспользуйтесь пунктами «Вставка» – «Конверт».
- Первым делом введите адрес отправителя. Это можно сделать вручную, если вы пропустили шаг 1, в противном же случае откройте выпадающее меню «Данные пользователя» и последовательно укажите нужную информацию.
Напоминание! Поскольку программа не вставляет автоматически перевод строки, после внесения позиции вы должны нажать Enter вручную.
- Аналогичным образом введите контакты получателя – здесь можно выбрать нужного абонента из базы данных (о том, как это делается и что они собой представляют, мы расскажем в другой раз), но проще будет прописать всё самостоятельно.
- Параметры конверта и печати здесь названы «Настройки бумаги» – кликните по нужной кнопке для перехода к окну конфигурирования.
В этом случае все происходит так же, как и в Microsoft Word: в выпадающем меню выбирается тип конверта, изменяются размеры, устанавливается положение на листе А4 и указывается источник бумаги. Одной из очевидных отличий является изменение набора шаблонов и обновление предварительного просмотра только после нажатия кнопки «ОК».
- Настройте расположение полей, если это требуется, затем нажмите «Печать конверта».
Интерфейс настройки печати похож на решение Майкрософт. Просто выберите принтер, перейдя на панель управления устройством, оставьте другие параметры по умолчанию, а затем кликните «ОК» для начала печати.
Как видим, в Textmaker процедура тоже не представляет собой ничего сложного.
После записи всех необходимых данных нажмите «ОК», чтобы сохранить изменения.
Способ 3: LibreOffice
Кроме того, эту задачу можно решить с помощью свободного программного обеспечения. Подумайте о том, как это сделать с популярным пакетом LibreOffice.
Скачать LibreOffice
- Так как нам нужен текстовый редактор, в стартовом окне выберите пункт «Документ Writer».
- Если вы уже вводили адрес пользователя, переходите к следующему шагу, в противном случае воспользуйтесь пунктами «Сервис» – «Параметры» или сочетанием клавиш Alt+F12.
Если вы хотите, чтобы все было понятно, откройте вкладку LibreOffice, перейдите в раздел «Пользователь» и заполните поля, которые вам нужны. После введения информации нажмите «Применить» и «ОК».
- Далее, как и в случае с Текстмейкером, перейдите по пути «Вставка» – «Конверт».
- Так как данные отправителя уже введены в программу, в соответствующее поле они будут вставлены автоматически. На этой вкладке потребуется только указать получателя.
- На вкладке «Формат» настраиваются тип конверта (выпадающее меню «Формат» в блоке «Размер»), а также положения полей на макете.
Положение конверта на листе и выбор принтера, на который будет отправлена печать, можно найти в разделе «Принтер».
- Так как в LibreOffice не предусмотрена печать отдельного элемента, нажмите «Создать документ».
Шаблон конверта появится в окне нового файла Writer.
В меню «Файл» выберите «Печать».
Можно выбрать новый принтер, изменить размер бумаги и ориентацию в параметрах печати. После внесения всех необходимых данных нажмите «Печать».
Очевидно, что процедура LibreOffice несколько отличается от других офисных пакетов.
Как вы видите, правильно подписать конверт — это простая, но жизненно важная привычка, которая гарантирует, что ваше письмо или посылка найдет своего адресата быстро.
Четкий и аккуратный почерк, правильное расположение данных — вот и весь секрет. Потратив всего пару минут на проверку адреса и индекса, вы избавитесь от хлопот и задержек.
Теперь вы знаете, как это сделать, и вы можете быть уверены, что ваша корреспонденция дойдет точно по назначению, если следуете этим несложным правилам. Удачи в отправке!
