Вы когда-нибудь замечали, что в ячейке Excel необходимо оставить пустое поле, но программа почему-то всегда ставит ноль? Или просто поставить прочерк, чтобы продемонстрировать отсутствие данных. Это распространенная проблема, и существует несколько простых методов ее решения.
На самом деле, прочерк в Microsoft Excel — это больше, чем просто линия. Это особый символ, который программа интерпретирует как прочерк вместо минуса или части формулы. Понимание этой разницы помогает предотвратить путаницу.
Будь то единичный случай или массовое заполнение таблицы, в этой статье мы разберем самые простые и удобные способы быстро вставить такой прочерк.
Прочерк в Экселе
Поскольку при заполнении различных документов, отчетов и деклараций необходимо указать, что ячейка, соответствующая определенному показателю, не содержит значений, для этих целей принято использовать прочерк. В программе Эксель эта возможность существует, но для неподготовленного пользователя ее использовать довольно сложно, потому что прочерк тут же преобразуется в формулу. Чтобы избежать этого превращения, нужно выполнить определенные действия.
Способ 1: форматирование диапазона
В некоторых случаях придать ячейке текстовый формат является наиболее распространенным способом поставить прочерк в ней.
- Выделяем ячейку, в которую нужно поставить прочерк. Кликаем по ней правой кнопкой мыши. В появившемся контекстном меню выбираем пункт «Формат ячейки». Можно вместо этих действий нажать на клавиатуре сочетание клавиш Ctrl+1.
- Запускается окно форматирования. Переходим во вкладку «Число», если оно было открыто в другой вкладке. В блоке параметров «Числовые форматы» выделяем пункт «Текстовый». Жмем на кнопку «OK».
Впоследствии выделенной ячейке будет присвоено свойство текстового формата, при котором все значения, введенные в нее, будут рассматриваться как простой текст, а не как объекты для вычислений. Теперь, вводя символ «-» с клавиатуры в данную область, он будет отображаться как прочерк, а не как знак «минус» в программе.
Другой способ переформатирования ячейки в текстовый вид — найти выпадающий список форматов данных на ленте в блоке инструментов «Число» во вкладке «Главная». В этом списке нужно выбрать пункт «Текстовый».
Урок: изменение формата ячейки в Microsoft Excel
В таблицах Excel иногда требуется прочерк, чтобы сделать запись более понятной или показать отсутствие данных. Это кажется более простым, чем кажется. Просто введите тире в нужную ячейку. Главное, что нужно знать, что прочерк не должен быть смешан с другими знаками, такими как дефис или минус, и что Microsoft Excel рассматривает тире как текст, а не число, чтобы избежать ошибок при расчётах.
Способ 2: нажатие кнопки Enter
Но этот метод не работает во всех случаях. Зачастую, даже после выполнения этой процедуры при вводе символа «-» вместо нужного знака пользователю появляются все те же ссылки на другие диапазоны. Это также не удобно в некоторых случаях, особенно если в таблице чередуются ячейки с прочерками и полными данными. Это связано с двумя причинами: во-первых, каждая из этих ячеек должна быть форматирована отдельно,
- Выделяем ячейку, в которую нужно поставить прочерк. Жмем на кнопку «Выровнять по центру», которая находится на ленте во вкладке «Главная» в группе инструментов «Выравнивание». А также кликаем по кнопке «Выровнять по середине», находящейся в том же блоке. Это нужно для того, чтобы прочерк располагался именно по центру ячейки, как и должно быть, а не слева.
- Набираем в ячейке с клавиатуры символ «-». После этого не делаем никаких движений мышкой, а сразу жмем на кнопку Enter, чтобы перейти на следующую строку. Если вместо этого пользователь кликнет мышкой, то в ячейке, где должен стоять прочерк, опять появится формула.
Этот метод хорош тем, что он прост и работает при любом форматировании. Однако, когда вы используете этот метод, будьте осторожны, редактируя содержимое ячейки, потому что одно неправильное действие вместо прочерка может вызвать повторное отображение формулы.
Способ 3: вставка символа
Вставка символа расширяет возможности написания прочерка в Эксель.
- Выделяем ячейку, куда нужно вставить прочерк. Переходим во вкладку «Вставка». На ленте в блоке инструментов «Символы» кликаем по кнопке «Символ».
- Находясь во вкладке «Символы», устанавливаем в окне поля «Набор» параметр «Символы рамок». В центральной части окна ищем знак «─» и выделяем его. Затем жмем на кнопку «Вставить».
Следующим шагом будет отображение прочерка в выделенной ячейке.
В рамках этого метода есть еще один вариант. В окне «Символ» нужно перейти во вкладку «Специальные знаки». В открывшемся списке нужно выбрать пункт «Длинное тире» и нажать «Вставить». Результат будет идентичен предыдущему методу.
Благодаря этому методу хопоша вы не должны опасаться, что сделаете неправильное движение мышкой, и символ не изменится в формуле. Кроме того, визуальный прочерк, созданный этим методом, лучше, чем короткий символ, набранный с клавиатуры. Главным недостатком этого метода является необходимость выполнять сразу несколько операций, что приводит к временным потерям.
Как вы можете видеть, поставить прочерк в Microsoft Excel — не такая уж сложная задача. Вы можете выбрать любой из нескольких простых способов, и они всегда подходят вам.
Чтобы сделать данные более наглядными и аккуратными, используйте прочерки, чтобы понять разницу между обычным минусом, коротким дефисом и тем самым длинным прочерком, который выглядит солиднее в готовой таблице.
Вы скоро станете автоматически ставить прочерки, не задумываясь, если попробуете использовать эти стратегии. Это небольшой, но полезный навык, который сделает вашу работу с таблицами еще более профессиональной.
