Почтовый ящик Gmail похож на шкаф в прихожей. Со временем в нем накапливаются тысячи писем, включая старые рассылки, сообщения в социальных сетях, переписку с работой и квитанции. В этом потоке легко забыть важное сообщение, и получать уведомления о новых письмах только усугубляет ситуацию.
К счастью, с этим хаосом можно легко справиться, не нужно быть техническим специалистом, чтобы навести порядок. Есть несколько простых и эффективных способов разобрать почту, которые не отнимут много времени. Вы сможете быстро удалить все ненужное и организовать оставшиеся письма так, чтобы они всегда были под рукой.
В этой статье мы разберем, как почистить ваш Gmail шаг за шагом. Вы узнаете, как удалять старые письма, как использовать встроенные инструменты для автоматической сортировки и как освободить место в вашем облачном хранилище. В будущем небольшие усилия сейчас сэкономят вам много времени и нервов.
Очистка почты Gmail
Хранилище Gmail — это просто часть Google Диска, которую большинство пользователей используют для хранения личных данных. Следовательно, объем свободного места в облаке может быстро уменьшаться с обеих сторон, и в конечном итоге тариф 15 Гб, который предлагает Google бесплатно, рано или поздно достигнет своего максимального значения. Хотя очистка почтового ящика — это единственный метод, который можно использовать, чтобы освободить место на Диске, в идеале нужно действовать комплексно. Кроме того, мы обеспечим поддержку каждой версии Gmail, поскольку он доступен как в мобильном приложении, так и в веб-версии для всех браузеров.
Подготовительные меры
Несмотря на то, что вы очень хотите избавиться от почтового ящика Google, рано или поздно вам придется его использовать. Прежде чем приступить к их удалению, разумно создать резервную копию, которую можно восстановить в любом другом почтовом клиенте, таком как Apple Mail или Mozilla Thunderbird. Чтобы добиться этого, необходимо выполнить следующее:
Место, где хранятся данные Google-аккаунта
- Перейдите по представленной выше ссылке и выполните одно из двух действий:
- оставьте отметки напротив всех пунктов, если вы хотите создать бэкап абсолютно всех данных, связанных с вашей учетной записью Google;
- кликните по надписи «Отменить выбор», пролистайте страницу немного вниз, и установите галочку только напротив сервиса Gmail.
- Определившись с выбором, прокрутите страницу в самый низ и нажмите по кнопке «Далее».
- На следующем этапе нам с вами будет предложено определить параметры архива с будущим бэкапом. Здесь можно выбрать следующее:
- Метод получения;
- Тип экспорта;
- Формат файлов;
- Размер архива;
- Указав необходимые настройки, нажмите на кнопку «Создать архив».
- Начнется его архивирование.
Пользователь получит уведомление о том, что подготовка архива данных может занять как несколько часов, а иногда даже несколько дней. Но если вы бэкапите только почту, это займет всего несколько минут. В почти мгновение ока на ваш электронный адрес Gmail придет письмо, содержащее информацию о запросе архивирования данных из сервисов Google. Просто прочитайте его и вернитесь на страницу создания копии.
- Как только архив будет создан, вы сможете его скачать. Для этого нажмите по соответствующей кнопке на автоматически обновленной странице,
затем введите пароль от своего Google-аккаунта,
и укажите место для сохранения сжатого файла с данными. Нажмите по кнопке «Сохранить».
- На этом подготовительный этап, подразумевающий резервирование столь важных данных, как электронная почта, можно считать завершенным.
Параметры, которые уже заданы по умолчанию, не нужно изменять. Однако вы можете изменить способ получения копии данных, например, добавив ссылку на отправку в облачное хранилище (хотя, если вы загружаете все данные, Google Диск явно не подходит), а также указать формат и размер архива, если вы хотите узнать, сколько может занимать все ваш ящик.
Архивирование и очистка электронной почты Gmail помогают поддерживать порядок в ящике, экономить время и быстрее находить нужные письма. Удаление избавляет от спама, рекламы и накопленного хлама, а архивация удаляет ненужные, но важные сообщения из входящих. Чтобы избежать превращения в свалку, лучше делать это чаще, например, раз в пару недель.
Веб-версия
Пользователи обычно используют браузер или сторонний почтовый клиент для работы с электронной почтой Gmail, особенно представители бизнес-сегмента. Мы поговорим о том, как использовать веб-версию ящика, чтобы сократить количество ненужных писем, а также о том, как выполнить полную очистку ящика, которая удаляет все содержимое.
Вариант 1: Архивирование
Нетрудно понять, что архивирование — это сжатие писем, что означает их отправку в архив. Таким образом ящик Gmail не удастся полностью очистить, но можно освободить в нем место.
Прим.: Процедура архивирования в первую очередь позволяет частично или полностью очистить почтовый ящик визуально. Это означает, что письма, отправленные в архив, не будут отображаться в списке «Входящие» и других разделах, но их можно найти и вернуть на прежнее место при необходимости. Кроме того, такие сообщения восстанавливаются автоматически, если на них поступает ответ от другого пользователя.
Отдельные сообщения: Чтобы отправить одно или несколько писем в архив, необходимо:
- На боковой или верхней панели, при условии наличия нескольких категорий (разделов) в вашем ящике, перейдите в ту (например, «Несортированные» или «Соцсети»), письма из которой требуется архивировать.
- Далее действовать можно по одному из двух алгоритмов, в зависимости от того, с каким количеством элементов вы планируете взаимодействовать – одним или несколькими.
- Кликните правой кнопкой мышки (ПКМ) по превью сообщения и выберите в интерактивном меню пункт «Архивировать» либо установите слева от имени отправителя галочку и воспользуйтесь кнопкой архивирования на верхней панели.
Совет: Чтобы отправить одно письмо в архив, просто навести курсор на текст и нажать на появившуюся справа кнопку.
- Установите галочку около имени отправителя письма, которое требуется поместить в архив. Аналогичным образом отметьте остальные сообщения на этой странице, которые вы намерены архивировать. Нажмите по значку с изображением архива (кнопка «Архивировать»), который появится на панели инструментов над списком сообщений. Аналогичный пункт доступен и в контекстном меню.
- Выполните вышеописанные действия с другими письмами и/или в других категориях.
В результате вы можете избавиться от ненужных писем, освободив место в хранилище Gmail и в Google Диске.
В левой нижней облаcти окна ненадолго появится уведомление о положительном результате ваших усилий.
В каждом письме Если ваша цель состоит в том, чтобы полностью очистить свой почтовый ящик, чтобы получить «нулевой почтовый ящик», вы можете отправить все сообщения в архив, если вы не готовы навсегда удалять все сообщения. Это делается всего за несколько кликов.
- На верхней или боковой панели сервиса Gmail перейдите в ту категорию, письма из которой желаете архивировать первыми. Разверните меню пока что пустого чекбокса, расположенного над перечнем сообщений, и выберите пункт «Все».
- Нажмите по появившейся надписи «Выбрать все цепочки (число) в разделе “Название раздела”».
- На верхней панели с инструментами нажмите по кнопке «Архивировать».
- Письма из выделенного раздела будут отправлены в архив.
Перейдите на боковой панели к следующему разделу и повторите действия, описанные в трех предыдущих пунктах.
- Таким образом вы отправите в архив абсолютно все содержимое вашей почты Gmail, а значит, освободите в нем немного места.
Архивированные сообщения все еще будут занимать некоторое место в хранилище Google Диска. Они не будут отображаться в общем списке, но их можно будет найти через поиск,
а также в разделе «Вся почта», который по умолчанию скрывается в дополнительном меню «Еще» на боковой панели.
Вариант 2: Полное удаление
Простая отправка в архив будет недостаточно, если вы полностью уверены, что больше не будете пользоваться электронными письмами в своем ящике Gmail и готовы полностью избавиться от них. Удаление некоторых сообщений или всех было бы лучшим вариантом, в зависимости от желаемого результата.
Отдельные сообщения: удаление отдельных писем так же просто, как и отправка их в архив; единственное, что отличает это от процесса, заключается в том, что вы должны выбрать инструмент или пункт меню на панели управления.
- Перейдите в ту категорию сообщений, от элементов которой требуется избавиться.
- В зависимости от того, желаете вы удалить одно или несколько писем, выполните следующее:
- Повторите аналогичные вышеописанным действия с остальными разделами писем.
-
Эти сообщения будут храниться в «Корзине» в течение 30 дней, и их можно будет восстановить. После этого срока они будут удалены автоматически. Если вы хотите стереть их прямо сейчас, выполните действия, описанные в пятом пункте следующей части статьи.
Избавиться от всех писем в одной категории или каждой из них не так сложно, как удалить небольшую часть.
- Открыв нужную категорию писем, разверните меню общего чекбокса и выберите пункт «Все».
- Далее нажмите по появившейся надписи «Выбрать все цепочки (число) в разделе “Название раздела”».
- Воспользуйтесь кнопкой «Удалить» на панели с инструментами или одноименным пунктом в контекстном меню, вызываемом нажатием ПКМ на выделенном диапазоне.
Во всплывающем окне с вопросом подтвердите свои намерения, нажав «ОК».
- Аналогичные действия выполните с содержимым всех остальных разделов с письмами в вашем электронном ящике Gmail.
- Удаленные таким образом сообщения будут помещены в «Корзину», где они будут храниться в течение 30 дней. Если же вы намерены навсегда избавиться от них уже сейчас, не дожидаясь завершения этого срока, перейдите к соответствующему разделу на боковой панели (возможно, потребуется развернуть пункт «Еще») и нажмите по надписи «Очистить корзину».
Для подтверждения очистки потребуется нажать «ОК».
-
Единственный возможный способ полностью очистить почтовый ящик Gmail и освободить место в нем и на диске — удалить письма с очисткой «Корзины». Его недостаток заключается в том, что сообщения не могут быть восстановлены.
Кроме того, прочитайте: Как удалить аккаунт Gmail.
Мобильное приложение
Всё больше пользователей используют электронную почту на мобильных устройствах, будь то смартфонах или планшетах, работающих под управлением одной из двух самых популярных операционных систем в этой отрасли — Android и iOS. Тот факт, что приложения для каждой из этих платформ выполнены в едином стиле, безусловно, является преимуществом. К сожалению, у него есть еще один недостаток, куда более серьезный: выделить все письма сразу и отправить их в корзину или архив невозможно. Тем не менее, мы поговорим более подробно о том, как частично очистить ящик Gmail или полностью очистить его, если у вас достаточно терпения и усидчивости.
Вариант 1: Архивирование
Пользовательское взаимодействие с Gmail основывается на жестах, как и в большинстве мобильных приложений. Зная их, вы можете мгновенно избавиться от ненужных писем и отправить их в архив.
Примечание: несмотря на то, что в вышеупомянутом примере используется смартфон с Android, мобильный клиент почты Google выглядит и поддерживает те же жесты и позволяет выполнять те же операции на iPhone и iPad.
- Запустите приложение Gmail. Тапом по трем горизонтальным полосам в левом верхнем углу или горизонтальным свайпом в направлении слева направо вызовите его меню и перейдите к той категории писем, содержимое которой (полностью или частично) хотите архивировать.
- Далее следует выполнить одну из трех цепочек действий, в зависимости от того, хотите ли вы отправить в архив всего одно, несколько или сразу все письма.
- Зажмите пальцем ненужное сообщение и проведите по экрану в направлении слева направо.
Примечание: Если определенный жест не приводит к архивированию письма и предлагает его отложить, следует проводить пальцем в обратном направлении — справа налево. Эти жесты можно изменить в настройках приложения.
- Задержите палец на сообщении, а затем отпустите его – результатом этого действия станет появление галочки, обозначающей выделение. Далее, касаясь области с аватаром (круг с фото профиля или инициалами отправителя), выделите остальные ненужные письма. Тапните по кнопке «Архивировать», которая появится на верхней панели.
- Аналогично предыдущему случаю, поочередно выделите все письма раздела, после чего отправьте их в архив нажатием кнопки, отвечающей за данное действие. Как вы понимаете, процесс выделения сообщений таким образом может занять довольно много времени. Лучше выполнять его в несколько подходов, так как это поможет избежать возможных ошибок.
- Используя боковое меню приложения, перейдите к следующей категории, содержимое которой вы планируете архивировать, и выполните действия, описанные в двух предыдущих шагах.
-
Очевидно, что отправка писем в архив Gmail на мобильных устройствах работает так же, как и в веб-версии почтового сервиса; «сжатое» содержимое исчезает из общего списка, но его можно найти как в разделе «Вся почта», так и через поиск.
Вариант 2: Полное удаление
Чтобы полностью удалить некоторые или все сообщения в почтовом ящике, выполните следующие шаги:
- Открыв раздел с письмами, которые требуется удалить, задержите палец на первом из них. Далее, если потребуется, выделите касаниями к области аватара несколько или все последующие элементы в цепочке.
-
- Нажмите по кнопке с изображением мусорной корзины, которая появится на верхней панели с инструментами.
- Эти же действия проделайте с сообщениями из остальных категорий.
Содержимое вашего почтового ящика Gmail будет помещено в «Корзину». Эти данные будут храниться там в течение 30 дней, как и на персональных компьютерах. Если вы действительно хотите навсегда избавиться от них, выполните следующие шаги:
- Откройте боковое меню мобильного приложения и пролистайте список представленных в нем пунктов практически в самый низ.
-
- Найдите пункт «Корзина» и тапните по нему для перехода в соответствующий раздел.
- Нажмите по надписи «Очистить корзину» и подтвердите свои намерения, нажав еще раз «Очистить» во всплывающем окне.
Архивирование и удаление нескольких писем в мобильном приложении Gmail даже проще, чем в веб-браузере на компьютере. Тем не менее, придется потратить немало времени на самостоятельное выделение, если потребуется избавиться от всего почтового ящика.
Восстановление удаленных писем
Если вам потребовалось обратиться к одному или нескольким письмам после очистки своего почтового ящика Gmail, это может произойти только в двух случаях:
- Сообщения были архивированы;
- Сообщения были удалены менее 30 дней назад, и очистка «Корзины» не производилась.
При непосредственном использовании этого метода мы писали о том, как «извлечь» письма из архива. Для этого можно найти поиск по ящику или раздел «Вся почта» в меню.
Если письма находятся в «Корзине», вы можете либо поместить их во входящие, отметить как прочитанные (если их более одного), либо переместить их в нежную категорию. Как верхняя панель, так и контекстное меню могут использоваться для доступа к обоим вариантам. Как уже говорилось, после очистки «Корзины» сообщения невозможно восстановить. Данные почтового ящика Gmail, сохраненные в резервную копию (часть статьи «Подготовительные меры»), могут быть восстановлены только в двух почтовых клиентах (Mozilla Thunderbird и Apple Mail) – их нужно импортировать в программу либо вручную вставить в специальную папку.
Регулярная уборка почтового ящика — это забота о вашей продуктивности и благополучии, а не просто поддержание порядка. Систематизация важных писем и избавление от хлама уменьшает время, необходимое для поиска информации, и уменьшает беспокойство, связанное с забитым инбоксом.
Не стремитесь выполнить все за один раз. Начните с малого: удалите старые рассылки, которые вы никогда не читаете, или установите несколько простых фильтров для автоматической сортировки. Со временем это станет вашей второй натурой.
В конце концов, ваша почта снова начнет работать для вас, а не против вас. Вы сможете быстро находить важные сообщения, не пропускать ничего и чувствовать себя хозяином своего цифрового пространства. Потратьте немного времени сегодня, чтобы сэкономить его завтра.
