Как пользоваться Гугл Календарем

Google Calendar — это простой и удобный инструмент, который поможет вам организовать свою жизнь. Вы больше не забудете о важной встрече, дне рождения или дедлайне с его помощью. Он служит вашим цифровым помощником, всегда готовым напомнить вам о запланированных делах.

Несмотря на то, что приложение устанавливается огромным количеством людей, его возможности не ограничиваются показом датов. Кроме того, этот сервис может делать много больше, чем просто показывать даты. Вы можете ставить напоминания разными способами, создавать календари для различных целей и даже планировать встречи с друзьями или коллегами.

В этой статье мы поговорим о том, как начать использовать Google Calendar с нуля. Вы узнаете о том, как добавлять события, настроить уведомления и пользоваться скрытыми функциями, чтобы сделать свое планирование более эффективным. Это займет всего несколько минут, но в будущем это сэкономит вам часы.

Содержание

Использование Гугл Календаря
Веб-версия
Интерфейс и элементы управления
Организация мероприятий
Создание напоминаний
Добавление календарей
Возможности общего доступа
Интеграция с приложениями и сервисами
Импорт записей из других календарей
Дополнительные настройки
Мобильное приложение
Интерфейс и элементы управления
Установка целей
Организация мероприятий
Создание напоминаний
Добавление календарей из других аккаунтов (только Google)
Настройки и дополнительные возможности
Голосовое управление

Использование Гугл Календаря

Календарь доступен как мобильное приложение, так и веб-версия, на устройствах с операционными системами Android и iOS, как и большинство сервисов компании Google. Хотя они имеют много общего внешнего вида и функций, есть и различия. Таким образом, мы подробно рассмотрим использование как веб-версии, так и мобильной версии.

Веб-версия

Чтобы использовать все функции Гугл Календаря в любом браузере, достаточно перейти по ссылке, указанной ниже. Если вы часто пользуетесь этой веб-платформой, мы рекомендуем сохранить ее в закладках.

Перейти на сервис Google Calendar.

Примечание: в этой статье используется Google Chrome, браузер, который также предлагает Google, чтобы использовать его для доступа к своим сервисам, таким как календарь.

Если Google является основной поисковой системой вашего веб-обозревателя и вы видите его на домашней странице, можно открыть Календарь и другим более удобным способом.

Кликните по кнопке «Приложения Google».
Из появившегося меню сервисов компании выберите «Календарь», щелкнув по нему левой кнопкой мышки (ЛКМ).
Если необходимого ярлыка не будет в списке, нажмите по ссылке «Еще» в самом низу всплывающего меню и отыщите его там.

Примечание: кнопку «Приложения Google» можно найти почти во всех веб-сервисах компании, поэтому доступ к любому другому доступному веб-сервису можно получить за несколько кликов.

Интерфейс и элементы управления

Предварительно рассмотрим внешний вид, элементы управления и основные параметры Google Calendar, прежде чем перейти к рассмотрению основных возможностей и особенностей использования.

Большая часть интерфейса веб-сервиса отведена под календарь на текущую неделю, но при желании его отображение можно изменить.
Доступны четыре дня, день, неделя, месяц, год и расписание. Можно переключаться между этими «интервалами» с помощью стрелок влево и вправо.
Справа от упомянутых выше стрелок указывается выбранный период времени (месяц и год или просто год, в зависимости от режима отображения).
Правее находится кнопка поиска, по нажатию которой открывается не только строка для ввода текста, но и становятся доступными различные фильтры и элементы сортировки результатов.
Существует возможность поиска как по событиям в календаре, так и непосредственно в поисковой системе Google.
В левой области Google Календаря присутствует дополнительная панель, которую можно скрыть или, наоборот, активировать. Здесь отображается календарь на текущий или выбранный месяц, а также ваши календари, которые включены по умолчанию или были добавлены вручную.
Небольшой блок справа отведен под дополнения. Здесь есть парочка стандартных решений от Google, также доступна возможность добавления продуктов от сторонних разработчиков.

Организация мероприятий

Чтобы создать событие или мероприятие, которое может быть как разовым (например, встречи или конференции), так и повторяющимся (например, еженедельные собрания, факультативы и т.д.), используйте Google Calendar. Для этого необходимо выполнить следующие шаги:

Нажмите ЛКМ по кнопке в виде красного круга с белым плюсиком внутри, которая располагается в правом нижнем углу календаря.
Задайте название для будущего мероприятия, определите его начальную и конечную дату, укажите время. Дополнительно можно назначить промежуток действия напоминания («Весь день») и его повторение или отсутствие такового.
Далее, по желанию, вы можете указать «Сведения о мероприятии», обозначив место его проведения, добавив видеоконференцию (посредством Hangouts), назначив время для уведомления (промежуток до начала события). Помимо прочего, имеется возможность изменения цвета мероприятия в календаре, определения статуса занятости организатора и добавления заметки, в которой, например, можно указать подробное описание, добавить файлы (изображение или документ).
Переключившись на вкладку «Время», можно перепроверить ранее указанное значение или задать новое, более точное. Сделать это можно как с помощью специальных вкладок, так и непосредственно в поле календаря, представленном в виде миниатюры.
Если вы создаете публичное мероприятие, то есть участвовать в нем будет еще кто-то, помимо вас, «Добавьте гостей», указав адреса их электронной почты (контакты GMail синхронизируются автоматически). Дополнительно можно определить права приглашенных пользователей, указав, могут ли они изменять мероприятие, приглашать новых участников и видеть список тех, кого позвали вы.
Закончив с созданием мероприятия и убедившись в том, что вы указали все необходимые сведения (хотя его всегда можно отредактировать), нажмите по кнопке «Сохранить».
Согласитесь также на отправку приглашений по электронной почте или, наоборот, отказаться от них, если вы «позвали» гостей.
Созданное мероприятие появится в календаре, заняв место согласно определенным вами датой и временем проведения.
Просто нажмите по нему левой кнопкой мышки, чтобы увидеть детали и изменить их.

Небольшой лайфхак: перейти к созданию нового мероприятия можно и немного иначе, а именно:
Кликните ЛКМ в области календаря, соответствующей дате и времени проведения события.
В открывшемся окошке первым делом убедитесь, что кнопка «Мероприятие» активна. Задайте ему название, укажите дату и время проведения.
Нажмите «Сохранить» для сохранения записи или «Другие параметры», если хотите перейти к более детальному редактированию и оформлению события, как это было рассмотрено выше.

Создание напоминаний

Чтобы помочь вам запомнить мероприятия, созданные в Google Календаре, можно «сопроводить» их напоминаниями. Делается это в процессе редактирования и оформления события, который мы рассмотрели в третьем шаге предыдущей части статьи. Помимо этого, вы можете создавать напоминания любой тематики, которые дополняют или не связаны с мероприятием. Поэтому:

Кликните ЛКМ в той области Гугл Календаря, которая соответствует дате и времени будущего напоминания.

Примечание: Дата и время напоминания могут быть изменены как при его непосредственном создании, так и в любой момент после его создания.
В появившемся всплывающем окошке нажмите кнопку «Напоминание», показанную на изображении ниже.
Добавьте название, укажите дату и время, а также определите параметры повтора (доступные варианты: не повторять, ежедневно, еженедельно, ежемесячно и др.). Дополнительно можно установить «продолжительность» напоминания – «Весь день».
Заполнив все поля, нажмите по кнопке «Сохранить».
Созданное напоминание будет добавлено на календарь согласно определенным вам дате и времени, а высота «карточки» будет соответствовать его продолжительности (в нашем примере это 30 минут).
Чтобы просмотреть и изменить напоминание, просто кликните по нему ЛКМ. Это откроет всплывающее окно с подробностями.

Добавление календарей

Как бы странно это не звучало, записи грyппируются по разным календарям в зависимости от категорий, внесенных в Google Calendar. Их можно найти в боковом меню веб-сервиса, которое мы с вами ранее установили и легко можно скрыть в случае необходимости. Кратко рассмотрим каждую из этих групп.

Группа	Описание
Имя вашего профиля Google	(Lumpics Site в нашем примере) это мероприятия, как созданные вами, так и те, на которые вас могли пригласить
Напоминания	Созданные вами напоминания
Задачи	Записи, внесенные в одноименное приложение
Contacts	Данные из вашей адресной книги Google, например, дни рождения пользователей или другие значимые даты, указанные вами в их карточке контакта
Другие календари	Праздники страны, к которой привязан ваш аккаунт, и категории, добавленные вручную из доступных шаблонов

Каждая категория имеет свой цвет, который позволяет легко найти запись в календаре. Если нужно спрятать события из любой группы, можно просто снять галочку возле их названия.

Помимо всего прочего, в список календарей можно добавить календарь друга. Для этого вам нужно указать его адрес электронной почты в соответствующем поле, а затем выбрать «Запросить доступ» во всплывающем окне. Затем вам нужно дождаться ответа пользователя.

Можно добавить новые календеры в свой список, нажав плюсик справа от поля приглашения друга. Затем из появившегося меню нужно выбрать подходящее значение.

На выбор доступны следующие возможности:
«Новый календарь» – позволяет создать еще одну категорию на основе заданных вами критериев;
«Интересные календари» – выбор шаблонного, уже готового календаря из списка доступных;
«Добавить по URL» – если вы пользуетесь каким-либо открытым онлайн-календарем, его тоже можно добавить в сервис от Google, достаточно вставить в соответствующее поле ссылку на него и подтвердить действие;
«Импорт» – позволяет загружать данные, экспортированные из других календарей, о чем мы ниже расскажем более подробно. В этом же разделе можно выполнить и обратное действие – экспортировать свой календарь Гугл для его использования в других поддерживаемых сервисах.
Добавив новые календари в Google Календарь, вы можете значительно увеличить количество событий, которые вы хотите отслеживать и контролировать. Это можно сделать, объединив их в один сервис. Для каждой из добавленных или созданных категорий можно задать предпочтительное название и цвет, чтобы было легче ориентироваться между ними.

Возможности общего доступа

Календарь, как и другие сервисы Google, также может использоваться для совместной работы. При необходимости вы можете получить доступ как ко всему содержимому вашего календаря, так и к отдельным его категориям, которые были описаны выше. Это можно сделать всего за несколько кликов.

В блоке «Мои календари» наведите указатель курсора на тот, которым вы хотите поделиться. Кликните ЛКМ по трем вертикальным точкам, появившимся справа.
В открывшемся меню параметров выберите пункт «Настройки и общий доступ», после чего вы сможете выбрать один из двух имеющихся вариантов плюс третий, можно сказать, глобальный. Рассмотрим каждый из них подробнее.
Общедоступный календарь (с доступом по ссылке).

Примечание: предоставление доступа к личным данным, таким как календарь, не является самым безопасным методом и может иметь негативные последствия. Однако мы рекомендуем ограничить доступ только близкими или коллегами по работе, о чем мы расскажем позже.
Доступ для отдельных пользователей.
Куда более безопасным решением будет открытие доступа к календарю конкретным пользователям, контакты которых содержатся в адресной книге. То есть это могут быть ваши близкие или коллеги.
Все в том же разделе «Настройки общего доступа», в который мы попали на втором шаге данной инструкции, пролистайте список доступных опций до блока «Доступ для отдельных пользователей» и нажмите по кнопке «Добавить пользователей».
Укажите адрес электронной почты того, кому вы хотите открыть доступ к своему календарю.
Таких пользователей может быть несколько, просто поочередно введите в соответствующее поле их ящики или выберите вариант из появляющегося списка с подсказками.
Определите то, к чему они получат доступ: информации о свободном времени, сведениям о мероприятиях, смогут ли вносить изменения в мероприятия и предоставлять к ним доступ для других пользователей.
Завершив с предварительной настройкой, нажмите «Отправить», после чего выбранному пользователю или пользователям на почту придет приглашение от вас.

Приняв его, они получат доступ к той части информации и возможностям, которые вы для них открыли.
Интеграция календаря.

Пролистав раздел «Настройки общего доступа» немного ниже, вы можете получить общедоступную ссылку на свой Google Календарь, его HTML-код или адрес. Таким образом можно не только поделиться им с другими пользователями, но и внедрить в сайт или сделать свой календарь доступным из других приложений, поддерживающих такую возможность.
Вот и все, что мы рассказали о функциях общего доступа Google Calendar. Если вы хотите, вы можете просмотреть другие функции этого раздела сайта.

Интеграция с приложениями и сервисами

С недавнего времени Google добавил относительно новое приложение «Задачи» в свой календарь и соединил его с сервисом Google Keep. Первый представляет собой аналогичный сервис компании, хорошо знакомый многим пользователям, и позволяет создавать заметки. В то же время второй позволяет создавать списки задач, что делает его функционально ограниченным списком задач.

Google Комментарии Когда вы работаете с Гугл Календарем, иногда вам нужно быстро записать важную информацию или просто отметить что-то для себя. Данное дополнение разработано как раз для этих целей. Их можно использовать следующим образом:

На панели дополнительных приложений, расположенной справа, кликните по иконке Google Keep для его запуска.
После непродолжительной загрузки дополнения нажмите по надписи «Заметка»,
Введите ее имя, введите описание и нажмите «Готово». При необходимости можно закрепить заметку (4).
Новая заметка будет отображаться непосредственно в дополнении Keep, встроенном в календарь, а также в отдельном веб-приложении и его мобильной версии. При этом в календаре запись будет отсутствовать, так как в Заметках нет привязки к дате и времени.

При работе с Google Calendar модуль задач имеет наибольшую ценность, потому что записи, внесенные в него, будут показаны в основном приложении при условии добавления к ним даты выполнения.

Нажмите по иконке приложения Задачи и подождите несколько секунд, пока загрузится его интерфейс.
Кликните по надписи «Добавить задачу»
И введите его в соответствующее поле, а затем нажмите «ENTER».
Чтобы добавить срок выполнения и подзадачу(и), созданную запись необходимо отредактировать, для чего предусмотрена соответствующая кнопка.
Вы можете добавить к задаче дополнительную информацию, изменить список, к которому она принадлежит (по умолчанию это «Мои задачи»), указать дату выполнения и добавить подзадачи.
Отредактированная и дополненная запись, если вы в ней укажете и срок выполнения, будет помещена на календарь. К сожалению, можно добавить только день выполнения, но не точное время или интервал.
Как и ожидалось, эта запись будет помечена в категорию календарей «Задачи». При необходимости ее можно скрыть, просто сняв галочку.

Примечание: помимо списка «Мои задачи», в рассматриваемом веб-приложении есть отдельная вкладка, на которой вы можете создавать новые задачи.

Добавление дополнительных онлайн-приложений Календарь может содержать обновления от сторонних разработчиков, помимо двух cервисов Google. Несмотря на то, что на момент написания статьи в октябре 2018 года их было создано всего несколько, разработчики заверяют, что список будет постоянно пополняться.

Нажмите по кнопке, выполненной в виде плюсика и показанной на изображении ниже.
Дождитесь, пока в отдельном окне будет загружен интерфейс «G Suite Marketplace» (магазин дополнений), и выберите тот компонент, который планируете добавить в свой Гугл Календарь.
На странице с его описанием нажмите «Установить»,
После этого выберите «Продолжить» во всплывающем окне.
В окне браузера, которое будет открыто поверх Календаря, выберите аккаунт для интеграции нового веб-приложения.
После просмотра списка запрашиваемых разрешений нажмите «Разрешить».
Спустя несколько секунд выбранное вами дополнение будет установлено, нажмите «Готово»,
Следующим шагом будет закрытие всплывающего окна.
На данный момент существование Google Calendar явно оставляет желать лучшего, учитывая его дополнительные функции, доступные в виде фирменных и сторонних веб-приложений. Тем не менее, заметки и задания вполне могут быть полезны.

Импорт записей из других календарей

В разделе этой статьи, посвященном «Добавлению календарей», мы уже упомянули вскользь возможность импорта данных из других сервисов. Теперь мы немного подробнее рассмотрим механизм работы этой функции.

Примечание: Прежде чем приступить к импорту, вам нужно самостоятельно подготовить и сохранить файл с ними, создав его в том календаре, записи из которого вы в дальнейшем хотите видеть в приложении Гугл. Поддерживаются следующие форматы: iCal и CSV (Microsoft Outlook).

Нажмите по кнопке в виде плюсика, расположенной над списком «Мои календари».
Из появившегося меню выберите последний пункт — «Импорт».
На открывшейся странице кликните по кнопке «Выберите файл на компьютере».
В окне системного «Проводника», которое будет открыто, перейдите к месторасположению ранее экспортированного из другого календаря файла CSV или iCal. Выделите его и нажмите «Открыть».
Убедившись в успешном добавлении файла, кликните «Импорт».
Проверьте количество мероприятий, добавленных в Google Calendar, во всплывающем окне и нажмите «ОК» для закрытия.
Вернувшись к своему календарю, вы увидите импортированные в него события, а дата и время их проведения, вместе со всеми остальными сведениями, будет соответствовать таковым, заданным вами ранее в другом приложении.

Дополнительные настройки

В конце нашего обзора использования Гугл Календаря на десктопе мы рассмотрим все настройки, доступные в приложении. Чтобы получить доступ к ним, кликните по изображению шестеренки справа от значка режима отображения Календаря.

Это действие откроет небольшое меню, содержащее следующие пункты:
«Настройки» — здесь вы можете определить язык и часовой пояс, ознакомиться с быстрыми клавишами для вызова тех или иных команд, задать новые комбинации, выбрать режим просмотра, установить дополнения и т.д. Большую часть доступных здесь возможностей ранее мы уже рассмотрели.
«Корзина» — здесь хранятся мероприятия, напоминания и прочие записи, которые вы удаляли из своего календаря. Корзину можно очистить принудительно, по истечении 30 дней попавшие в нее записи удаляются автоматически.
«Представление и цвет» — открывает окно, в котором можно выбрать цвета для мероприятий, текста и интерфейса в целом, а также задать стиль представления информации.
«Распечатать» — при необходимости вы всегда можете распечатать свой календарь на подключенном к компьютеру принтере.
«Установить дополнения» — открывает уже знакомое нам окно, предоставляющее возможность установки дополнений.

Невозможно охватить все возможности и особенности браузерной версии Google Calendar в одной статье. Тем не менее, мы уделили особое внимание наиболее важным из них, которые необходимы для нормальной работы с веб-сервисом.

Google Calendar — это удобный инструмент, который помогает вам легко планировать день, не пропускать важные дела и делиться расписанием с другими. Календарь запомнит все, если добавить событие, указать дату, время и напоминание. Работает на телефонах, планшетах и компьютерах, синхронизируется и позволяет приглашать друзей и коллег на встречи. Настроить его просто: откройте приложение или сайт, зарегистрируйте аккаунт Google, и вы можете начать пользоваться. Все просто и понятно.

Мобильное приложение

Как было сказано в начале статьи, Google Calendar — это приложение для смартфонов и планшетов с операционной системой Android и iOS. В следующем примере мы рассмотрим его Андроид-версию. Однако все основные операции и интерфейс пользователя на «яблочных» устройствах выполняются точно так же.