Вы вписываете свои контакты вручную каждый раз, когда отправляете письмо? Есть способ упростить это. Настройка подписи в Outlook — это больше, чем просто написать имя в конце письма. Это электронный автограф, который автоматически работает на вас.
Представьте себе, что каждое ваше деловое письмо содержит информацию о вашей должности, номере телефона, имени и даже логотипе вашей компании. Это экономит время и выглядит профессионально, а адресатам помогает быстро найти ваши контакты.
Очень просто получить такую подпись в Outlook. Мы разберем это за несколько минут. Вы можете добавить несколько различных вариантов подписей для различных ситуаций, например, для коллег или внешних партнеров.
Подпись в программе Microsoft Outlook
Программа Microsoft Outlook для ПК позволяет создавать новую подпись для сообщений по электронной почте одним из двух способов: полностью самостоятельно или по шаблону. Сама подпись может иметь как обычный текстовый вид, так и вид визитной карточки.
Вариант 1: Обычная подпись
Для того чтобы добавить и изменить подпись, которая используется по умолчанию во всех отправляемых сообщениях Microsoft Outlook, вы должны посетить Настройки.
- Находясь в основном окне почтового клиента, вызовите его меню «Файл».
- Перейдите в «Параметры».
- На боковой панели открывшегося окна выберите вкладку «Почта».
- Нажмите на кнопку «Подписи…».
- В появившемся окне «Подписи и бланки» кликните «Создать».
- Придумайте название для новой подписи и нажмите «ОК».
- В нижней области окна создайте подпись, указав необходимые данные. По желанию измените шрифт, его размер, цвет, тип начертания и выравнивание.
- Помимо текстовой информации, можно добавить изображение, например собственное фото. Для этого воспользуйтесь обозначенной на скриншоте ниже кнопкой.
В окне системного «Проводника», которое будет открыто, перейдите в папку с картинкой, выделите ее и нажмите «Вставить».
- Также к подписи можно добавить ссылку – это полезно для случаев, когда у вас есть свой сайт, блог или публичная страница в социальных сетях.
Примечание: Ссылка также может вести на файл, папку на диске или электронную почту, но это очень ограничено. Однако это может быть полезно в локальной корпоративной сети, потому что эта функция написана в Ворд, но работает и в Аутлук, потому что используется тот же инструмент.
Чтобы подтвердить, кликните по кнопке, указанной на изображении выше, а затем нажмите «ОК».
Совет: Вы можете «спрятать» ссылку в тексте, выделив уже существующую запись в подписи, или вы можете самостоятельно ввести ссылку в поле «Текст», расположенное в верхней части окна.
- Завершив с созданием и настройкой подписи, воспользуйтесь кнопкой «Сохранить», закройте окно «Подписи и бланки» и «Параметры» почтового клиента.
Аналогичным образом можно создать еще несколько подписей, если в этом есть необходимость. Далее мы расскажем о других вариантах и том, как между ними переключаться при непосредственной отправке письма.
Вариант 2: Подпись-визитка
В Microsoft Outlook можно добавить визитную карточку, помимо обычной текстовой подписи, описанной выше. Для этого есть кнопка в окне «Подписи и бланки». После ее нажатия открывается окно с готовыми визитками, в которых можно добавить свою собственную визитку для использования в сообщениях. Далее мы поговорим о том, как самостоятельно создать такую карточку и использовать ее в качестве подписи, а также о том, как использовать шаблоны, доступные на официальном сайте Майкрософт. Начните с самого последнего.
Способ 1: Шаблонная визитка
В окне добавления подписи почтового клиента Microsoft можно скачать готовые визитные карточки, которые можно изменить по своему усмотрению.
Это важно! Чтобы выполнить эту инструкцию, необходимо, чтобы на компьютере был установлен Microsoft Word.
- Выполните действия из шагов №1-4 предыдущей части статьи.
-
- В окне «Подписи и бланки» воспользуйтесь ссылкой «Получить шаблоны подписей».
- Это действие запустит браузер Internet Explorer, где будет открыта страница с коллекцией подписей электронной почты, доступной на официальном сайте Microsoft. Выполните следующие действия:
Пролистайте ее вниз и нажмите на кнопку «Скачать».
Подтвердите свое желание «Сохранить» файл с шаблонами.
По завершении скачивания его можно будет «Открыть».
Разрешите приложению это сделать в появившемся окне с вопросом.
- После выполнения вышеописанных действий в Майкрософт Ворд будет открыт документ, содержащий шаблоны подписей, большинство из которых представляют собой разного рода визитные карточки. О том, как изменить и/или создать на основе готового макета собственный, мы расскажем в следующей части статьи. Далее же в качестве примера покажем, как такие элементы использовать в качестве подписей.
- Выделите визитку и скопируйте ее, воспользовавшись контекстным меню, горячими клавишами «Ctrl+C» или кнопкой «Копировать» на панели инструментов программы.
- В Outlook перейдите к окну «Подписи и бланки» и выполните действия из шагов №5-6 предыдущей инструкции, то есть создайте новую подпись и дайте ей название.
- Вставьте скопированную визитную карточку с помощью клавиш «Ctrl+V» и сохраните шаблон.
Теперь ваша подпись в почтовом клиенте от Microsoft будет выглядеть более привлекательно и информативно.
Способ 2: Собственная визитка
Ворде можно использовать для создания визитной карточки, пригодной для использования в качестве подписи в Microsoft Outlook.
- Скопируйте визитку и перейдите к разделу «Подписи и бланки» программы Outlook. Создайте новую, дайте ей название и вставьте в поле для ввода свою карточку.
-
- Сохраните ее и закройте окно, нажав на кнопку «ОК».
Можно использовать более узкоспециализированные программы, чтобы создать собственную визитку, которая служит подписью в электронной почте.
Подпись в Outlook — это больше, чем просто вежливое завершение письма. Это удобный способ всегда оставлять контакты, должность и другие важные данные, не затрачивая много времени. Вы можете сэкономить время, настроив подпись, которая будет автоматически появляться в каждом новом письме или ответе. Сделать это просто: просто откройте настройки Outlook и перейдите в раздел подписей, чтобы добавить текст, ссылки, изображения или логотип. Главное — указать, где и когда подпись нужна: в каждом письме или только в ответе или пересылке.
Подпись на сайте Microsoft Outlook
Чтобы получить новую подпись на официальном сайте Microsoft Outlook, если вы ранее пользовались почтовым сервером Microsoft Outlook, не предназначенным для этой программы:
- Вызовите настройки сервиса и воспользуйтесь расположенной внизу открывшегося блока ссылкой «Показать все параметры Outlook».
- Убедитесь, что в основной панели выбрана вкладка «Почта», а на второй откройте раздел «Создание сообщений и ответ на них».
- Введите текст подписи и отформатируйте его на свое усмотрение, определив тип шрифта, размер, начертание, цвет, выравнивание и некоторые другие параметры.
По желанию можно добавить изображение, ссылки и даже таблицу.
Примечание: В веб-версии сервиса также могут использоваться визитки, шаблонные или созданные пользователем; однако визитки, содержащие графические элементы, отображаются неправильно. Однако визитки с одним изображением не имеют проблем.
После создания подписи нажмите кнопку «Сохранить» в нижней части окна настроек.
Как можно заметить, добавление новой подписи на сайте почтового сервиса Майкрософт Аутлук осуществляется более просто, чем в программе для ПК. Однако и возможностей доступно куда меньше, не говоря о явных недостатках – графические элементы могут не отображаться, записи, созданные на компьютере, здесь недоступны, а сама подпись может быть только одна.
- Вызовите меню приложения, коснувшись изображения своего профиля на его верхней панели.
-
- Откройте «Настройки», тапнув по расположенной слева внизу шестеренке.
- Пролистайте окно параметров вниз
и выберите раздел «Подпись».
- Коснитесь поля для ввода, чтобы вызвать виртуальную клавиатуру. Удалите шаблонную запись «Скачайте Outlook для iOS/Android»
и введите текст собственной подписи.
- Сохранять ничего не нужно – в успешно внесенных изменениях можно убедиться, если вернуться на шаг назад.
Мобильное приложение Microsoft Outlook
Мобильное приложение Outlook для iPhone, iPad и Android также позволяет создавать собственные подписи. Оформление еще более ограничено, чем в веб-версии.
Вы только что установили подпись в Outlook. Хотя это небольшое действие, оно имеет большое значение для поддержания позитивного имиджа вашей профессии. Теперь каждое письмо будет завершаться аккуратной визиткой с необходимыми данными.
Не стесняйтесь экспериментировать; вы всегда можете вернуться в настройки и изменить подпись, добавив новый номер телефона, ссылку на социальную сеть или просто обновив дизайн, чтобы она оставалась актуальной.
Потратив несколько минут сейчас, вы можете сэкономить время в будущем и сделать свою ежедневную переписку более организованной и четкой. Это простая и очень полезная задача.
