Многие считают Google Tables простым инструментом для создания простых табличек. Чаще всего их используют для составления простых списков или учета расходов. Тем не менее, под этой незаметной внешностью скрывается настоящий чудо-инструмент, который обладает огромными возможностями.
Он может делать гораздо больше, чем просто складывать цифры. Он позволяет получать свежие данные из Интернета, автоматизировать рутину и даже создавать целые мини-приложения, что делает его незаменимым помощником для бухгалтеров, маркетологов, руководителей проектов и всех, кто работает с информацией.
Давайте рассмотрим некоторые из самых важных функций Google Таблиц, которые, тем не менее, очень мощны. Эти возможности откроют новые горизонты для ваших проектов и позволят вам работать умнее, а не усерднее.
1. Совместная работа над документами
Очень просто организовать групповую работу над файлом с помощью Google Sheet. Нажимайте на кнопку Настройки доступа, введите адрес электронной почты человека и определите его права: чтение, комментирование или редактирование.
В случае, если в команде слишком много людей и документ не содержит конфиденциальных данных, можно включить доступ по ссылке и выложить его в другом месте.
Все версии документа хранятся в истории изменений, и вы можете быстро вернуться к более ранней версии с одним кликом.
Некоторые диапазоны данных можно избежать редактирования, если это крайне необходимо.
Инструкция по блокировке ячеек
1. Выбираем ячейки и нажимаем «Защитить лист». 2. Даем диапазону имя и указываем, кто имеет право редактировать его.
Есть интересный способ указать пользователю конкретное место в документе в Google Sheets. Не следует писать человеку: «Привет, Василий! Проверьте данные в столбце 17 столбца 30 листа счета No343. Нажать на эту ячейку правой кнопкой мыши и выбрать меню «Добавить комментарий». Затем выберите «+ вопрос к нему».
Ему придет письмо в ответ, в котором указаны ссылки на нужный лист, ячейку и комментарий. Это очень удобно.
Кроме того, можно использовать Office Online и OneDrive для совместной работы над документами в Excel. Это удовольствие, однако, стоит 299 рублей в месяц.
2. Формулы
В Google Sheet 371 функция! Здесь их полный список с описаниями на русском языке. Они распределены по 15 разделам:
Для справки, они на сто функций больше, чем в Microsoft Excel. Не нужно отказываться от Google Spreadsheet, если что-то из этой сотни крайне необходимо. Ведь каждый может создать свою функцию!
Инструкция по созданию собственных функций
1. Запустите редактор скриптов:
2. Вводим код функции:
[jscript]
function c100wN(x) {
x = x*100*1.4;
return x;
}
[/jscript]
3. Сохранение
4. Пробуждение:
Этот пример функции очень прост, но если вы будете использовать учебник по экономике, статистике или дискретной математике, вы сможете заставить Google SpreadSheet выполнять сложные вычисления и избавиться от необходимости покупать Excel.
Плюс, в Microsoft Excel также можно создавать пользовательские функции.
3. Автоматизации
Возможности предмета статьи поражают воображение; практически все можно автоматизировать, если немного подумать.
Мощнейший Google Apps Script (расширенная версия Java Script для работы с сервисами Google) может связать Sheets со следующими приложениями:
- Google Docs;
- Gmail;
- Google Translate;
- Google Forms;
- Google Sites;
- Google Translate;
- Google Calendar;
- Google Contacts;
- Google Groups;
- Google Maps.
Мы неоднократно поднимали вопрос использования этого языка в сочетании с Google Таблицами на iphones.ru:
- 4 лайфхака Gmail и Google Apps Script
- Автоматизируем Google Таблицы на Google Apps Script
- Google Apps Script для Docs в примерах
- Простые автоматизации для Google Drive
- Планируем жизнь с Google Calendar и Google Apps Script
- Как правильно делать автоматизированные рассылки в Gmail
4. Коллекция дополнений
Вы можете попытаться найти что-то необходимое среди дополнений, если вам не хватает возможностей Google Sheet. Вы можете получить доступ к странице с аддонами, перейдя в меню Дополнения и выбрав «Установить дополнения».
Я предлагаю рассмотреть следующие дополнения:
- Styles;
- Remove Blank Words;
- Advanced Find And Replace;
- Translate My Sheet;
- Fitbit Activity Importer;
- Magic JSON;
- Drive Links Exporter.
5. Google Forms
Предположим, что нам нужно провести онлайн-опрос и собрать данные в таблицу для последующей обработки; для этого существует очень быстрый и бесплатный метод.
Организуем опрос с помощью сервисов Google
1. Инструкции: Создать форму
2. Придумываем вопросы и заполняем информацию.
3. Мы получаем ссылку на опрос, который уже готов.
4. Выполняйте тесты.
5. Изучите свой ответ на таблице.
Еще один способ получить форму — это получить html-код формы и поместить его на сайт.
6. Интеграция с Google Drive
Для редактирования таблиц Google Sheets предоставляется бесплатно 15 Гб места на диске. Мы не будем говорить о том, насколько хорош этот сервис, а просто поговорим об онлайн-режиме. Доступны текстовые документы, таблицы и презентации.
Подробные инструкции по включению его в десктопную версию браузера Chrome и в мобильные приложения можно найти здесь.
Кроме того, необходимо отметить, что использование Google Drive клиента на компьютере не позволяет работать с таблицами в режиме офлайн. Файлы Google Sheet хранятся на компьютере в виде файлов-ссылок, и браузер запускается при открытии этих файлов.
7. Горячие клавиши
Google Sheet имеет множество сочетаний клавиш для практически каждого действия. Полный список для PC, Mac, Chromebook и Android доступен здесь.
Google Tables — это больше, чем просто таблицы с цифрами. Существует множество полезных функций, которые могут сэкономить много времени, включая автоматические расчеты и графики, работу с текстом, импорт данных из Интернета и совместное редактирование в режиме реального времени. Все эти функции можно найти под простым интерфейсом. Оказывается, они могут помочь в многом, от планирования бюджета до создания трекера привычек или мини-базы данных. При этом нет никаких сложных настроек — все бесплатно и просто.
8. Экспорт данных
Созданные таблицы можно не только просматривать и изменять в Интернете, но и скачивать в различных форматах:
Как вы можете видеть, Google Tables — это больше, чем просто набор цифр в клеточках. Целый ряд умных инструментов позволяет выполнять повседневные задачи, проводить анализ данных и даже помогать в командной работе.
Попробуйте включить хотя бы несколько этих функций в свою ежедневную работу и вы быстро заметите, как многие задачи решаются быстрее и проще, а данные начинают «разговаривать», показывая то, что с первого взгляда не было заметно.
Хорошая вещь в том, что эти возможности доступны и бесплатны. Не бойтесь экспериментировать — это открывает самые интересные способы применения для ваших задач.
